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怦然心动的人生整理魔法 - 3.1.12. 各种文件:
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  3.1.12. 各种文件:
  麻烦的文件这样整理
  文件的基本原则虽然是“全部丢掉”,但任谁都有难以丢掉的文件。在此,让我们一起来思考一下棘手文件的攻略法。
  ♦研讨会资料
  热衷学习的人,应该都参加过研讨会,例如芳疗讲座、逻辑思考讲座、行销讲座、教育训练讲座……等。最近“朝活”蔚为风潮,所以狠多研讨会都在早晨举行,时间或内容的范围也都愈来愈广泛,选择丰富多元。讲师努力制作的课程纲要,就好像是学习的勋章,的确不容易丢掉。但愈是热衷学习者的房间,相当大部分的空间就容易被这类文件占领,散发出一种难以言喻的压迫感。
  M小姐(三十多岁)在广告公司工作,走进她房间的瞬间,就会陷入一种身处办公室的错觉。映入眼帘的是满满一整排的资料簿。“这全是去参加讲座时的讲义。”M小姐是公认的讲座迷,她将参加过讲座的资料全都归档保存起来。
  “有天想再拿出来读。”这也是经常听到的说法。但真的有人再拿出来读吗?没错,大多数人都没有。
  这也是在住家最常发现的物品之一,拥有大量基本上同一类讲座资料的案例非常多,原因不外乎就是并没有真的掌握住讲座内容。
  与其说这样的现象不好,倒不如说这代表过去的资料从来都没有再拿出来重读。说实话,讲座如果无法学以致用,是毫无意义的。听讲的瞬间就是价值所在,而上完课后是否能实践则是关键。讲座的授课内容,其实可以从书籍或任何地方读到,那为什麼要花大钱去参加研讨会?就是要去感受现场的气氛和讲师的热忱等。换句话说,真正的讲座资料就是讲座本身,是活生生的。

  参加讲座前,请先有心理准备,在研讨会上发的资料全部都要丢掉。如果丢掉之后觉得可惜,再去参加一次同样的讲座就好。还有一点,要马上付诸行动。
  反过来说,我认为人们就是因为手边随时都有资料,所以才不付诸行动。
  顺带一提,过去的最高纪录是,发现足足多达一百九十次讲座的资料。不用说,我当然也请这位客户把所有的讲座资料文件“全部丢掉”。
  ♦信用卡消费明细
  信用卡消费明细也请全部丢掉。话说回来,信用卡消费明细的目的到底是什麼?对大多数人而一言,这只是为了通知你“这个月用了那么多钱喔!”的通知书而已。
  “啊!这样啊!用了那麼多啊!”经确认、了解,记录在家计薄上后,就应该马上丢掉。因为它的任务已经完成,光明正大地丢掉也不要紧。
  再说,到底什么时候会对没有信用卡消费明细深感困扰呢?或许在信用卡自动扣款相关的诉讼上,会需要消费明细作为证据,但这种事基本上不可能发生。实在没有必要为了这种不可能发生的事,小心翼翼地保管著信用卡的消费明细。水电、瓦斯等银行帐户自动扣款通知书也一样。请狠下心把这些文件都丢掉吧!
  话说回来,在我过去的客户中,最难丢文件的,应该就是夫妻两人都是律师的客户了。“如果诉讼时需要这份文件,那该怎麼办?”因为担心这样的问题,所以实在很难请他们把文件减量。不过,即使是以诉讼为生的这对夫妻,我最后还是让他们把几乎所有的文件都丢了。所以把信用卡的消费明细丢掉,也完全没有问题。

  ♦电器产品等的保证书
  电视、数位相机等电器制品都一定附有保证书。正因为这是家庭文件的最基本类型,所以大多数人都会把这类文件确实集中在一起保管。但遗憾的是……大多数人的这种做法就是差了那么一点点。
  最常见的作法,就是用资料簿或风琴夹来保管收藏。这两种资料夹的魅力,就在于能够依电气制品的种类做详细的分类。但这种方法其实有一个陷阱,那就是分类分得太细,以致于常常有所疏漏。
  如果使用这类资料夹来保管,应该都会把产品说明书和保证书放在一起。首先,大前提是把这些说明书都丢掉。重新检视时不难发现,这些东西几乎都不曾使用。基本上,需要详读说明书的电器制品,如数位相机或电脑等,说明书都狠厚,所以一开始就不会收到资料夹里。换句话说,现在资料夹里的说明书就算丢掉都不要紧。
  我也会请我的客户把说明书类的东西都丢掉(无论是数位相机或电脑),大家一致反应“完全不造成困扰”。就算发生什麼问题,大家都会自己设法修理,最后通常也都修得好,束手无策时只要去问当初购买的店家或上网查询,都没有解决不了的问题,所以大可放心。
  回到保证书的话题,我最推荐的管理法,就是不分类、全部一起收进普通的L型资料夹里。
  说穿了,一般人一年也用不到一次保证书,这种使用机率和中乐透一样低的文件,真的有必要一份一份细心周到地分类保管吗?再说,万一真的要用时,资科夹也没有贴上标签,还是得一页一页翻著找,对吧?所以不如全都放进一个L型资科夹,要找的时候全部拿出来找,两种方法所花费的精力和时间几乎相同。

  此外,保证书如果分类分得太细,浏览到每一份的机会减少,一不留意很容易就累积一大堆已经过期的保证书。所以若全部都放在同一个资料夹,当需要其中一份时,只要一份一份地找,自然就会发现“啊!这个已经过期了”,就能自动检查到所有保证书。
  这样的作法可以省去定期检查内容的麻烦手续,而且L型资料夹是每个家庭里的必备物品,所以也不需要特地去买。再说,使用空间也只有过去的十分之一以下,好处说也说不完。
  ♦贺年卡
  贺年卡的任务就是“今年也请多多指教”的新年问候。换句话说,在新年收到贺卡的那一瞬间,它的任务就已经结束。等抽奖号码确认完毕后,“谢谢您今年也想到我”,心中对寄件者表达感谢之意后,丢掉也没关系。若想留下来作通讯录,那只要留下其中一年的贺年卡即可。第二年之后的贺年卡,除了让你心动的之外,赶紧全都丢掉。
  ♦ 已经用完的存折
  已经用完的存折就是用完了,不会再反复拿起来看,就算反复看,存款也不会变多,所以乾脆地丢掉吧!
  ♦薪资明细表
  薪资明细的任务,就是用来通知你:“这个月公司付给你这麼多钱喔!”收到之后,确认完内容的瞬间,任务就已结束。
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